Comment gérer des invitations dans les Régions françaises, mais visible au niveau National

Bonjour,

Nous sommes en train d’étudier la mise en place de formulaires d’invitations, présentiel et distanciel, pour les activités d’une association de 25000 personnes présente dans toutes les Régions de France.

YakForms pourrait convenir pour ce qu’on en a vu pour le moment. On pourrait monter des instances sans soucis pour dépasser la limite de 1000.

Mais nous avons une contrainte : les responsables de régions ne doivent voir que la liste de leurs invités de leur Région. Mais le niveau national doit pouvoir accéder à tous les invités, de toutes les Régions.

Pour le moment nous ne voyons pas d’autre solution que de créer un formulaire par Région, pour ensuite exporter les 13 listes de résultats et les intégrer dans un spreadsheet « National », mis à disposition des responsables nationaux.

Sauf que, comment il y a beaucoup de demandes et peu de places, il va falloir faire cela au moins une fois par jour, probablement deux, surtout dans les jours qui précèdent l’évènement, pour réattribuer les places disponibles. Très fastidieux et source d’erreurs.

Quelqu’un voit une autre solution ?

La seule alternative qui a été vue est Google Spreadsheet, qui permet de récupérer automatiquement toutes les listes des région pour les intégrer dans un spreadsheet national. Pas terrible !

Merci pour vos suggestions. Toutes les idées sont les bienvenues.

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Bonjour,
Pourquoi ne pas faire un seul formulaire avec un champ « Région ». Ça permet aux responsables nationaux de tout visualiser dans le spreadsheet national. Puis, si besoin de diffuser l’information aux responsables régionaux, c’est assez facile de faire un script (par exemple en Python) qui filtre sur la colonne « Région » puis qui procède à un envoi par mail aux responsables de région des informations qui les concernent.

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Oui, c’est une bonne idée. Merci ! On va creuser.